Succes is afhankelijk van een goede planning en de volgende blogs geven je enkele tips over hoe je moet plannen, ideeën voor inhoud en wat het juiste evenement is voor jou en je publiek, of het nu klanten, medewerkers of trainingsprogramma’s zijn. Virtueel gaan biedt een gemakkelijk te gebruiken medium voor al deze behoeften. Het verzamelen van echte klant-/publieksgegevens (e-mails, namen en plaats) die op de juiste manier worden beheerd in een CRM, stelt u in staat door te gaan met marketing naar hen en toekomstige evenementen/productlancering te targeten.
Ideeën voor een virtueel evenement
Beurzen – Om uw product te presenteren en te promoten, kunnen individuele producten of diensten worden gefotografeerd of gefilmd, waarbij wordt uitgelegd hoe het werkt en uitgebreide informatie aan het product wordt toegevoegd.
Verkoopvergaderingen en ondersteuning – Verkoopmedewerkers, waar ze ook zijn, kunnen uw nieuwste aanbod zien, er alles over leren en weer aan de slag gaan, gewapend met alle informatie die ze nodig hebben. Gebruik uw virtuele evenement om uw personeel gedurende de hele verkoopcyclus van alle relevante informatie te voorzien, zodat ze alle kennis hebben die nodig is om deals te sluiten.
Virtuele marktplaats – Laat uw virtuele evenement uw marktplaats zijn waar uw producten en die van collega-exposanten kunnen worden tentoongesteld en verkocht.
Klanttraining – Bied uw klanten virtuele evenemententrainingen, zodat ze weten hoe ze het beste uit uw service kunnen halen en hen op de hoogte kunnen houden van eventuele wijzigingen.
Gemeenschapsvorming – Bouw een virtueel evenement om mensen op verschillende locaties met dezelfde interesses met elkaar in contact te brengen en een gemeenschap op te bouwen.
Jaarlijkse conferenties – Kennis van u en uw bedrijf uitgewisseld en altijd beschikbaar voor beoordeling, dit zal uw gebruikersbestand uitbreiden.
Partnerevenementen – Deel kennis en best practices met partners en bied een forum voor teamcommunicatie.
Interne training – Gemakkelijk toegankelijke kennisbank, gebruikt om personeel up-to-date te houden met betrekking tot beleid en procedures. Om ervoor te zorgen dat iedereen in uw bedrijf duidelijke en consistente berichten ontvangt, brengt u ze samen met een virtueel evenement en ontwikkelt u een goede werknemersrelatie.
Commissievergadering – Als de timing van algemene commissievergaderingen voor sommigen moeilijk is, kunnen ze dan via een virtuele verbinding aanwezig zijn? De vergadering kan worden opgenomen, waardoor het maken van notulen gemakkelijk wordt.
Uw virtuele evenement – waar te beginnen!
Je plan moet bestaan uit alles wat je wilt laten gebeuren binnen je virtuele evenement:
Wie zal zich bezighouden met de technologie die nodig is om het te presenteren?
- Wat wil je precies zeggen?
- Kosten en hoe ga je dat betalen?
- Wie gaat content maken?
- Wie gaat het evenement sponsoren?
- Hoe ga je het promoten?
- Hoe ga je tickets verkopen?
Hoewel ze niet zo tijdrovend zijn als hun fysieke tegenhangers, heb je toch tijd nodig om de tools en technologie samen te stellen om een professioneel virtueel evenement te produceren. Onderzoek aanbieders en communiceer uw vereisten, werk nauw met hen samen om ervoor te zorgen dat de juiste hoeveelheden middelen beschikbaar zijn, zodat alles soepel verloopt.
Bij grotere producties moet u mogelijk een adviseur inhuren om het uiterlijk van uw presentatie te onderzoeken en te adviseren, om ervoor te zorgen dat uw informatie effectief wordt overgedragen.
Bekijk eerdere evenementen, degenen die hebben gewerkt en misschien degenen die dat niet hebben gedaan, zodat u hun tekortkomingen kunt vermijden en in uw voordeel kunt wijzigen.
De hoeveelheid middelen die je nodig hebt om je evenement te produceren, hangt af van of je je op een paar teamleden of klanten richt of de volgende promoot.
Als je je publiek kent en begrijpt hoe je ze het beste kunt bereiken, gebruik dan de faciliteiten binnen het virtuele evenement om je specifiek op individuen en groepen te richten, zodat je boodschap de juiste mensen bereikt.
Een andere overweging is om een hybride evenement te houden, één met één voet in de fysieke wereld en de andere in de virtuele. Materiaal elektronisch beschikbaar maken voor aanvullend leren en om een groter publiek aan te trekken van mensen die niet op de dag konden komen.
De behoeften van uw publiek moeten de richting bepalen die u inslaat en als u dit opmerkt, zal dit tot succes leiden.
Tijdlijn
Gun uzelf voldoende tijd om te plannen, inhoud te creëren en te promoten.
ON24 beveelt een plan van 12 weken aan om alle taken te beheren en een professioneel evenement samen te stellen.
Inhoudscreatiecyclus – om een inhoudsbeoordelingscyclus te bevatten, zodat iedereen tijd heeft om te zien waar het evenement over zal gaan.
Teams kunnen vervolgens opmerkingen, inzichten en advies geven, zodat ze allemaal op dezelfde golflengte zitten.
Houd altijd wat tijd over in geval van nood, dus zorg ervoor dat het project klaar is voor de geplande datum.
